Поняття електронного підпису регламентує ЗУ «Про електронні довірчі послуги» (ЕДП), що було оновлено 7 листопада 2018 року. Він є обов’язковим для застосування під час проведення державних закупівель у ЕСЗ (Prozorro) з обох сторін процедури. Також, його можуть отримати і пересічні громадяни для посвідчення власної особи у різних державних установах чи проведенні фінансових розрахунків.
Електронний підпис – це особливий криптографічний електронний файл, який додається до інших завантажених даних (або самостійно) та закріплюється за ними у якості підпису для посвідчення особи і має юридичну силу відповідно до статті 18 ЗУ «Про ЕДП».
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) з печаткою підприємства буває різних рівнів захисту з відповідним рівнем довіри (перелік у порядку зростання):
– простий ЕП;
– удосконалений ЕП;
– кваліфікований ЕП.
Лише останній з перелічених підписів має найвищий ступінь довіри та за юридичною силою прирівнюється до власноруч нанесеного. Застосовується він у всіх випадках електронного документообігу – під час надання звітності контролюючим органам, запити на отримання реєстрових довідок, подання заяв чи навіть при спілкуванні з судовими інстанціями.
У цьому році система Прозорро впровадила дуже багато змін не тільки на законодавчому рівні, але й у функціоналі системи. Підвищенні вимоги до прозорості процесу освоєння державних коштів, безпеки та питання зниження рівня корупційної складової української економіки тепер є технічною складовою роботи платформи. З 7 листопада цього року користувачі ЕСЗ більше не можуть використовувати старі варіації ЕЦП. Відтепер, до застосування можливий лише КЕП з підвищеним криптографічним захистом, що значить особливий код шифрування для захисту від втручання, цілісності та авторства. У юридичній площині лише він дорівнює «живій» печатці та підпису власника.
«Прозорі» користувачі, які отримували цифрові підписи у кваліфікованих довірчих центрах після 7 листопада 2018 року, напевно, мають саме варіант КЕПу. Тип вашого ЕП варто підтвердити у місці отримання, тобто АЦСК – акредитований центр сертифікації ключів тут.
Кваліфікований електронний підпис має очевидні практичні переваги перед власноручним засвідченням. Питання надійного захисту та конфіденційності інформації у цифрову епоху постає особливо гостро.
Підвищена конфіденційність електронного документу. За звичної практики, неможливо повністю контролювати доступ до паперового варіанту документу, що посвідчено особистим підписом директора та печаткою підприємства, наприклад. Під час використання КЕПу, документ може бути прочитано лише особою, доступ якої передбачається власником документу.
Неможливість підробки інформації. На паперовому документі завжди є можливість додрукувати печатні символи, все залежить від майстерності оператору комп’ютерного набору (та справності клавіші з нулем, жартуємо). Змінити склад документу, який було зафіксовано електронним підписом просто технічно неможливо, через те, що останній буквально стає «вшитою» частиною файлу та унеможливлює внесення змін.
Захист від підробки підпису. Для підробки звичайного підпису на скан-копії документів, достатньо мати сканований чи сфотографований екземпляр цих таки печатки та підпису. З цим завданням легко справиться учень п’ятого класу, навіть після дистанційних уроків з інформатики. А от для підробки цифрового аналогу посвідчення потрібно мати багатомільйонний комп’ютер та дуже довге життя, що у ковідних реаліях сьогодення виключено за замовченням.
Щоб отримати КЕП у центрах сертифікації, юридична особа чи ФОП, а також пересічні громадяни, мають надати наступні пакети документів, відповідно до свого юридичного статусу. Усі групи обов’язково подають паспорт, ідентифіккаційний код та їх нотаріальні копії з особистим підписом власника. Подача заяви на приєднання до загального договору про надання електронного цифрового підпису має бути заповнено в електронному (на ресурсі надавача) та паперовому форматах, а також сам договір у двох примірниках. Пакет документів з платіжним дорученням (щодо проведеної оплати КЕПу) для фізичної особи та ФОП майже однаковий, за виключенням додаткового переліку (папірців, що подані) на окремому аркуші з посвідченням та мокрою печаткою ФОПа.
Для юридичної особи, окрім основного списку, є певні відмінності через її специфіку. Є особа, що подає документи (назвемо її А*) та особа (Б*), для якої буде виготовлено тут КЕП з копією внутрішнього наказу про її призначення відповідно до штатного розпису. Окрім цього, має бути надано статут юрособи (оригінал чи нотаріальна копія) та довіреність для особи (В*), що буде отримувати на руки ключ від імені юрособи. То ж, якщо у вас так багато осіб, яким ви довіряєте, маєте готувати чималий пакет документів.
Для запису ЕП у АЦСК отримувачем має бути надано один з допустимих варіантів носія:
– диск типу CD/DVD або флешка;
– захищений носій особового ключа (Кристал чи Алмаз-1К)
– SIM-картка з підтримкою особистої ідентифікації (ID);
Для замовників використання КЕП є обов’язковим для посвідчення оригінальності авторства під час провадження будь-якої діяльності на прозоро-майданчик. Відповідно до наказу №490 МЕРТУ, оприлюднення планів річних закупівель, оголошення і завантаження тендерних умов закупівлі, внесення змін та всі форми звітності по підписаним договорам мають фіксуватися електронним підписом (тепер тільки форматом КЕП). Лише формат конкурентної допорогової закупівлі, як єдине виключення з правила, не вимагає КЕПу як обов’язкового. Постачальники використовують КЕП, якщо цього вимагає зміст тендерної документації або за бажанням, для підвищення рівня захищеності пропозиції.
В будь-якому випадку, треба бути уважним, щоб під час застосування ваш КЕП не було скомпроментовано, тобто, не було зафіксовано його використання третіми особами. За таких умов відбувається скасування сертифікату або його тимчасове блокування органом видачі. Також це стосується умов викрадення чи пошкодження жорсткого носія ключа, або коли відбулися зміни в його інформаційному наповненні (зміна прізвища, до прикладу). Порядок такої відміни визначає лише центр сертифікації, що надав КЕП.