Зробити резюме статті: (ChatGPT)
Підтримайте Вільне Радіо
Українцям, які живуть за кордоном, не потрібно повертатися в Україну, щоб поставити апостиль на свідоцтво про народження, шлюб чи інший документ. Оригінал можна надіслати поштою або передати через родича чи знайому людину, яка подасть його до відділу ДРАЦС. За новим порядком Міністерства юстиції для цього не потрібна довіреність.
Як поставити апостиль, скільки коштує послуга, куди звертатися з дипломом чи довідкою про несудимість і як отримати готовий документ за кордоном, розповідаємо далі.
Процедуру журналісти Вільного Радіо пояснюють на основі наказу Міністерства юстиції № 3177/5 від 20 листопада 2025 року, який набрав чинності 1 лютого 2026 року, та роз’яснень Мін’юсту.
Апостиль — це спеціальна відмітка, яка підтверджує справжність підпису на офіційному документі, повноваження посадової особи, яка його підписала, та печатки. Він потрібен, щоб український документ могли використовувати в іншій країні без додаткової консульської легалізації.
Апостиль визнають країни, які приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року. З 2026 року апостиль Мінʼюсту має новий вигляд: на ньому є QR-код, за яким можна перевірити його справжність. Його друкують на окремому аркуші та пришивають до документа. На апостилі також є QR-код, за яким можна перевірити його справжність.
Водночас апостиль потрібен не в усіх випадках. Україна має міжнародні договори з окремими державами, за якими певні документи визнають без додаткового засвідчення. Наприклад, довіреності, оформлені в Польщі, можуть діяти в Україні без апостиля завдяки відповідним договорам.
Тому перед оформленням варто уточнити в установі, куди подаватимете документ:
Це допоможе не витрачати гроші й час на процедуру, яка може виявитися непотрібною.
В Україні немає єдиного органу, який ставить апостиль на всі види документів. Куди звертатися, залежить від того, хто видав документ.
Міністерство юстиції України оформлює апостиль на таких документах:
Подати їх можна в будь-який відділ державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) або нотаріусу.
Апостиль на решту документів проставляють такі органи:
Міністерство юстиції не проставляє апостиль на оригіналах паспортів, військових квитків і технічних паспортів. Не підлягають такому засвідченню й папери, пов’язані з комерційними або митними операціями.
Для старих свідоцтв про народження, шлюб та інших актів цивільного стану передбачена окрема процедура.
На свідоцтво, видане за радянських часів в Українській РСР, апостиль не поставлять. Спочатку потрібно отримати повторне свідоцтво в будь-якому відділі ДРАЦС на підконтрольній Україні території. Після цього апостиль можна оформити на новому бланку.
Якщо документ видала інша республіка колишнього СРСР, щодо апостиля потрібно звертатися до компетентних органів держави, яка його видала.
Якщо свідоцтво втрачено або його ніколи не отримували, витребувати його можна в будь-якому відділі ДРАЦС на підконтрольній Україні території. Коли повторний документ буде готовий, його можна подати для проставлення апостиля.
У 2026 році апостиль Міністерства юстиції на одному документі коштує 670 гривень для фізичних осіб (тобто будь-якого громадянина, який звертається) і 1 160 гривень для юридичних (фірм усіх типів або ж ФОП). Розмір плати залежить від прожиткового мінімуму, тому суми можуть змінюватися. Якщо в проставленні апостиля відмовлять, сплачені кошти не повертають.
В Україні оплатити послугу можна в будь-якому банку або банківському застосунку за такими реквізитами:
Перебуваючи за кордоном, послугу можна оплатити з картки українського банку. Для документів, виданих органами ДРАЦС, також передбачений переказ коштів в іноземній валюті на рахунок Державної казначейської служби України в Укрексімбанку.
Для міжнародного переказу використовують такі реквізити:
На цей рахунок можна переказувати долари США, євро, польські злоті, фунти стерлінгів, швейцарські франки та деякі інші валюти.
У полі “Деталі платежу” (Details of payment) обов’язково треба зазначити код 22012500 і призначення платежу: “Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля”. Без цього коду кошти можуть не зарахувати як оплату послуги.
Сума переказу має відповідати вартості послуги в гривнях з урахуванням банківської комісії.
Перед переказом варто перевірити актуальність реквізитів на офіційних сайтах Міністерства юстиції та Державної казначейської служби України, оскільки платіжні дані можуть змінюватися.
Згідно з наказом Мінʼюсту № 161/5, від оплати звільнені:
Пільга діє лише тоді, коли апостиль ставлять на документ, який стосується безпосередньо цієї людини. Наприклад, якщо людина з інвалідністю ІІ групи апостилює власне свідоцтво про народження, платити не потрібно. Якщо ж вона подає свідоцтво сестри, яка пільги не має, послугу оплачують на загальних умовах.
При цьому подати документ може й інша людина. Якщо свідоцтво мами з інвалідністю І групи подає її донька, апостиль усе одно буде безоплатним, адже документ стосується мами.
Право на пільгу підтверджують відповідним документом, наприклад посвідченням людини з інвалідністю.
Так. Щоб поставити апостиль на український документ, не обов’язково особисто приходити до відділу ДРАЦС. Подати його може інша людина, яка має на руках оригінал. Наприклад, мати, сестра, тітка чи знайома, яка живе в Україні.
За новим порядком Мін’юсту довіреність для цього не потрібна, якщо людина сама подає документ і потім сама ж забирає його.
Такий підхід передбачений кількома положеннями. Гаазька конвенція дозволяє ставити апостиль на вимогу будь-якого пред’явника документа. Новий порядок Мін’юсту також не вимагає, щоб заявник був власником документа. Під час звернення людина показує власний паспорт.
У порядку окремо згадуються заявник і людина, якої безпосередньо стосується офіційний документ. Це означає, що вони можуть бути різними людьми.
Документ про повноваження представника потрібен в іншому випадку — коли готовий документ забирає не той, хто подавав його на апостиль.
Наприклад, якщо мати подала ваше свідоцтво, вона може забрати його без довіреності. Але якщо замість неї до відділу прийде брат, йому знадобиться документ, що підтверджує його повноваження.
Водночас у різних відділах можуть по-різному трактувати порядок подання документів за іншу людину. Тому перед відправленням оригіналу варто зателефонувати до обраного відділу ДРАЦС і уточнити, чи приймуть документ від родича без довіреності.
Якщо оригінал у вас за кордоном, спершу надішліть його родичу міжнародною поштою з можливістю відстеження. Замість оригіналу можна подати копію, засвідчену в установленому порядку, наприклад нотаріально.
Далі родич оплачує послугу й звертається в будь-який відділ ДРАЦС на підконтрольній Україні території або до нотаріуса. Не має значення, де він зареєстрований і в якому місті видали документ. Якщо звертаєтеся до нотаріуса, заздалегідь уточніть, чи бере він окрему плату за свої послуги.
Із собою потрібно мати:
Заяву подають усно. Працівник відділу сам формує її в Електронному реєстрі апостилів на підставі паспорта й слів заявника. Перед підписанням варто перевірити внесені дані та залишити номер телефону, на який повідомлять про результат.
Після реєстрації заявнику дадуть реєстровий номер, за яким можна стежити за розглядом на сайті Мінʼюсту.
Поки триває розгляд, оригінал залишається у відділі. Коли апостиль буде готовий, родич приходить із паспортом, підписує підтвердження отримання й забирає документ. Після цього він може надіслати його вам за кордон.
Якщо в Україні немає родичів чи знайомих, які можуть подати документи, їх можна надіслати поштою з-за кордону. Після оформлення апостиля готовий документ повернуть на вказану адресу.
Так можна подати паперові свідоцтва, видані відділами державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС), нотаріальні документи та судові рішення. Їх надсилають до будь-якого відділу ДРАЦС в Україні, а документи, видані архівними установами, — до Державної архівної служби України.
Для подання документів поштою підготуйте:
Затвердженого бланка листа-звернення немає. На підставі інформації, яку ви вкажете в листі, працівник відділу сформує заяву в Електронному реєстрі апостилів. Тому важливо зазначити всі необхідні дані чітко й розбірливо.
У листі рекомендуємо вказати:
Якщо надсилаєте кілька документів, врахуйте правила оформлення заяв. Документи різних видів потрібно подавати за окремими заявами: окремо документи органів юстиції, судові, нотаріальні й архівні. В одній заяві можна зазначити кілька документів одного виду, але послугу потрібно оплатити за кожен документ.
Перед відправленням зв’яжіться з обраним відділом ДРАЦС телефоном або електронною поштою. Уточніть, чи достатньо документів, які ви підготували, і як саме відділ організовує повернення готових документів за кордон. Зокрема, варто з’ясувати, чи потрібно окремо оплачувати зворотне пересилання. Порядок проставлення апостиля не деталізує всіх нюансів міжнародної доставки, тому краще уточнити їх заздалегідь.
Надсилайте документи рекомендованим листом або кур’єрською службою, яка дає змогу відстежувати відправлення. Збережіть номер відправлення, щоб перевірити, коли установа отримає конверт.
Заяву мають зареєструвати не пізніше наступного робочого дня після отримання листа. Про рішення щодо проставлення апостиля або відмову заявника мають повідомити за контактами, зазначеними у зверненні, не пізніше наступного робочого дня після ухвалення рішення. Готовий документ надсилають на вказану адресу.
Міністерство юстиції України має проставити апостиль або відмовити в цьому протягом трьох робочих днів. Строк відраховують із наступного дня після реєстрації заяви.
Водночас розгляд може тривати довше. Якщо в Міністерстві немає зразка підпису чи печатки або виникають сумніви щодо справжності документа, перевірку можуть зупинити на строк до одного місяця. Про це заявника повідомляють того ж дня.
Після проставлення апостиля його друкують на окремому аркуші та приєднують до документа білою або червоною ниткою так, щоб роз’єднати їх без пошкодження було неможливо. Відокремлювати апостиль від документа не можна.
Якщо в проставленні апостиля відмовили, документ повернуть. Підставою може бути, зокрема, те, що документ не підлягає апостилю або Міністерство юстиції не змогло підтвердити справжність підпису чи печатки.
Перевірити апостиль можна безоплатно на сайті Міністерства юстиції України. Для цього потрібно ввести реєстровий номер, дату проставлення апостиля й контрольний код, зазначені під апостилем, або скористатися QR-кодом. Для апостилів, оформлених із 1 березня 2026 року, під час перевірки також можна переглянути скан самого документа.
Якщо після отримання документа ви помітили помилку в апостилі, документ потрібно подати повторно в тому самому порядку разом із заявою про виправлення. Повторно оплачувати послугу не потрібно.
Апостиль на дипломи, атестати й додатки до них оформлює Міністерство освіти і науки України. Для цього потрібно звернутися до державного підприємства “Інформаційно-іміджевий центр”.
Оформити апостиль можна дистанційно. Для цього потрібно зареєструвати особистий кабінет на сайті “Інформаційно-іміджевого центру” і створити заявку, додавши кольорові скан-копії документів.
Оператор опрацює заявку протягом 1-3 робочих днів, повідомить строки й вартість оформлення, а також надішле заяви для заповнення та рахунок. Оплатити його можна онлайн через особистий кабінет.
Після цього оригінали документів потрібно надіслати кур’єрською службою до центру. Готові документи повертають поштою або кур’єром, а витрати на пересилання оплачує заявник.
Вартість складається з адміністративного збору — 51 гривня — та оплати послуг центру. Остання залежить від строку оформлення й способу подання документів.
Для заявників, які перебувають за кордоном, послуга коштує:
Під час особистого подання документів у Києві діють інші тарифи:
Диплом і додаток до нього вважаються окремими документами, тому оплату стягують за кожен із них. Актуальні ціни опубліковані на сайті центру.
Для окремих категорій заявників передбачені знижки на послуги центру:
Знижку надають, якщо документ оформлюють безпосередньо для людини, яка має на неї право.
Подати документи може будь-яка повнолітня людина. Нотаріальна довіреність для цього не потрібна. Водночас власник диплома має власноруч заповнити заяву-згоду на обробку персональних даних.
Документи особисто приймають у Києві за адресою: вулиця В’ячеслава Чорновола, 25. Прийом відбувається з понеділка до четверга з 9:30 до 13:00 за попереднім записом через особистий кабінет.
Забрати готові документи може людина, яка їх подавала, особа, зазначена в заяві, або представник із нотаріальною довіреністю.
Якщо прізвище в дипломі відрізняється від зазначеного в паспорті, потрібно додати копію свідоцтва про шлюб або іншого документа, що підтверджує зміну прізвища. Перелік необхідних документів опублікований на сайті центру.
Із вересня 2025 року паперовий витяг про несудимість одразу з апостилем можна замовити в застосунку “Дія”. У такому разі просити родича подавати документи до установи не потрібно.
Для цього завантажте застосунок, у розділі “Сервіси” оберіть “Довідки та витяги”, а потім — “Витяг про несудимість”. Далі потрібно вказати мету запиту й тип витягу, заповнити особисті дані та оплатити послугу.
Готовий витяг можна отримати через Укрпошту або забрати в Міністерстві внутрішніх справ у Києві. Доставка Укрпоштою доступна лише в межах України. Тому люди, які перебувають за кордоном, зазвичай вказують адресу родичів в Україні, а ті потім пересилають документ міжнародною поштою.
Важливо: для проставлення апостиля потрібен саме паперовий витяг. Роздруківка електронного документа з “Дії” ї не підходить.
Апостиль підтверджує справжність документа, але не замінює його переклад. Якщо ви подаватимете документ до іноземної установи, може знадобитися переклад мовою країни, у якій його використовуватимуть.
Вимоги залежать від держави та конкретної установи. У деяких країнах переклад має виконати перекладач, уповноважений відповідно до місцевого законодавства. Наприклад, у Польщі це присяжний перекладач (tłumacz przysięgły), а в Німеччині — beeidigter Übersetzer.
Зазвичай спочатку на документ проставляють апостиль, а вже потім перекладають документ разом із ним. Так переклад охоплює і сам апостиль. Однак порядок залежить від вимог установи, до якої ви подаватимете документи.
Раніше ми розповідали, які правила виїзду за кордон у 2026 році та які документи для цього потрібні.